Hybridní tisk: strategie pro moderní pracovní prostředí

Práce z domova a hybridní práce se stává stále více preferovanějším pracovním systémem a zaměstnanci se pohybují mezi domácností a kanceláří. Mnohé firmy stále potřebují řešení cloudového tisku, která dokáží zvládnout novou hybridní kancelář, ve které skoro polovina jejich zaměstnanců pracuje z domova. Jak dosáhnout, aby byl hybridní tisk nákladově efektivní, uživatelsky příjemný a bezpečný? Pokud využíváte nebo chcete v budoucnu využívat model hybridní práce, budete se muset dříve, či později popasovat s některými věcmi. Hybridní práce totiž vyžaduje nový přístup k tisku, kde je hlavním bodem bezpečnost, možnost správy, flexibilita a celková optimalizace.

zdroj: canva

Optimalizace řešení vzdáleného tisku

Největší výzvy, které vás při hybridní práci mohou zaskočit v souvislosti s tiskem jsou: dostupnost, bezpečnost a správa. Uživatelé musí mít možnost tisknout na jakémkoli zařízení, ať už jsou v kanceláři nebo v domácí síti. Musí to dělat bezpečně a správci systémů musí být schopni sledovat a monitorovat všechny tiskové aktivity, stejně jako každá běžná kancelář. Je třeba najít nejideálnější řešení mezi dostupností, bezpečností a správou. Proto se potřebujte zaměřit na několik nezbytných věcí.

Ovládání autentifikace a end-to-end šifrování

Vzdálená, centralizovaná správa tisku

Cloudová tisková řešení

Mobilní a BYOD tisk

Plná správa a audit

Zabezpečení tisku při hybridní práci

Bezpečnost je věc, která je jedním z nejdůležitějších faktorů v hybridních kancelářích. Více než 45 % organizací zažilo během pandemie bezpečnostní incident v důsledku práce na dálku. Chcete-li tedy bezpečně tisknout v hybridním prostředí, musíte povolit se zaměřit na zabezpečení tisku, šifrování typu end-to-end na všech zařízeních a důkladné kontrole přístupu a povolením. Zní to deprimující, ale všechna nastavení a monitorování můžete zajistit pomocí vhodného softwaru pro správu tisku.

zdroj: canva

Minimalizace rizik BYOD

Chcete-li se vydat cestou BYOD (Bring Your Own Device), budete potřebovat solidní strategii správy mobilních zařízení (MDM). To znamená tiskové řešení, které podporuje více operačních systémů a poskytuje správcům systému kontrolu nad přístupem uživatelů, zabezpečením koncových bodů, nasazením ovladačů a řešením problémů. Pokud zaměstnanec nechá svůj mobil v městské dopravě nebo taxíku, musíte mít možnost jej na dálku uzamknout ze sítě. To je úroveň podrobné kontroly, která je důležitým bodem.

Vaše strategie MDM by měla stanovit bezpečnostní požadavky pro uživatele, přijatelné standardy používání a definovat, která zařízení a operační systémy skutečně podporují tiskárny. Budete také potřebovat nepřestřelenou síťovou infrastrukturu s VLAN nebo samostatnými SSID k izolaci zařízení BYOD od hlavní sítě. Některé z nich jsou běžné věci, ale k ověření sítě tisku (buď pomocí LDAP nebo SSO) je vhodné použít specializovaný software pro správu tisku.

Využití analytiky

V hybridních pracovních prostředích je analýza velmi důležitá. Musíte vzít v úvahu, že váš pracovní IT tým pracuje v určité nevýhodě: polovina jejich síťové infrastruktury se nenachází ve firemních prostorách. Proto je důležité analyzovat chování uživatelů a vzory tiskáren, aby se optimalizovalo nasazení tiskárny a snížil se zbytečný tisk. V konečném důsledku vám funkce auditování a hlášení pomáhají při rozhodování o číslech tiskáren, umístění, nastaveních a přístupu uživatelů. Je to účinný nástroj pro zachycení nadměrného nebo neoprávněného tisku v síti.

Systém řízení spotřebního materiálu pro tisk

Pokud vaše firma poskytuje spotřební materiál pro tiskárny pro Home Office, zvažte implementaci vhodného systému řízení spotřebního materiálu, abyste se ujistili, že vaši zaměstnanci mají vše potřebné k tisku. Toto je jeden z problémů hybridního pracoviště: musíte udržovat konzistentní a vyhovující hardwarové standardy nejen v samotné kanceláři, ale také v domácnostech zaměstnanců. Samozřejmě, nejlepší hybridní sítě dokáží zkombinovat bezpečnost s robustními uživatelskými funkcemi, takže uživatelé mohou sami převzít kontrolu nad jejich tiskem (namísto otravování IT nekonečnými lístky a e-maily).

Optimalizace nákladů na hybridní tisk

Dobrým řešením je implementace kvót hybridního tisku a limity stran, abyste měli hybridní prostředí pod kontrolou. Tím se vracíme zpět k analytice. Čím lepší přehled mají vaši systémoví správci a čím více vědí o zvycích vašich uživatelů při tisku, tím účinnější budou tyto typy politik. Účinné je nastavit některá základní nastavení tisku, jako je automatický oboustranný a černobílý tisk, kvůli šetření zdrojů a energii.

Problémy s kompatibilitou a jejich řešení

Problémy s kompatibilitou jsou častým faktorem, pokud jde o hybridní práci. Těmto problémům můžete předejít vhodným výběrem řešení agnostických zařízení a operačního systému. Použitím populární cloudové tiskové platformy již postupně snižujete problémy s kompatibilitou. Můžete také nasadit univerzální ovladače tisku, které podporují více modelů a značek tiskáren. To zjednodušuje proces pro uživatele a maximalizuje počet kompatibilních koncových zařízení.

Jak co nejvíce zjednodušit správu tisku na dálku

Hybridní tisk bez centralizovaného řízení může způsobit zmatek, který nechcete. Ideálním nastavením je jeden ovládací panel, který umožňuje správcům systému vzdáleně monitorovat, spravovat a odstraňovat problémy se všemi tiskárnami a zařízeními. Je to souhrn všeho od nasazení ovladačů až po aktualizace brány firewall koncového bodu a opravy zabezpečení. Pro dosažení minimalizace prostojů systému implementujte nástroje vzdáleného monitorování, které dokáží zjistit problémy, jako je nízká hladina toneru nebo zaseknutí papíru.

Každé hybridní pracovní a vzdálené pracovní prostředí je tak bezpečné, jakým ho sami uděláte. Důležité je centralizované správcovské ovládání s důrazem na bezpečnost, monitoring zařízení a v neposlední řadě vzdělávání uživatelů. Většina problémů souvisí se selháním „lidského faktoru“ tedy samotného uživatele. Proto je důležité integrace vysoké informovanosti a bezpečnostní školení v rámci pracovní komunity, která se podílí na hybridním tisku v rámci Home Office. Čím více budou vaši zaměstnanci o těchto věcech informováni, tím bezpečnější a plynulejší bude vaše hybridní kancelář. Vytvořte si úspěšnou strategii transformace tisku do hybridního prostředí.