Tiskařské potřeby a nástroje pro hybridní kancelářské prostředí

Tisk v hybridní kanceláři je jedna z prioritních věcí, které není třeba podcenit. Není to kvůli technickým překážkám. Musíte vyvážit uživatelskou dostupnost s bezpečností a kontrolou. A to není tak jednoduché, jak se na první pohled zdá. Nyní se nezaměříme na překážky při transformování klasického pracovního prostředí na hybridní ani na obecné strategie, ale přímo na potřeby tisku a nejoptimálnější nástroje pro hybridní kancelář.

Chcete plynulé hybridní kancelářské pracovní prostředí

Cloudový software pro správu tisku

Víte, co potřebujete pro bezproblémový tisk v hybridních prostředích? Jednoznačně cloudové tiskové služby. Potřebujete cloudový nativní software pro správu tisku, který uživatelům umožňuje pohodlný přístup a zároveň poskytuje správcům systému maximální viditelnost a rozsáhlou kontrolu nad celou sítí. Nejlepší je mít jeden centrální dashboard, který zvládne vše od nasazení ovladače až po zabezpečení koncového bodu a řešení problémů. Pomůže vám to škálovat vaše cloudové tiskové prostředí.

zdroj: pixabay

Bezpečná tisková řešení

Ve většině tiskových prostředí se po odeslání úlohy do tiskárny automaticky spustí tisk. To není dobré pro hybridní práci, protože neexistuje žádná záruka, že uživatel bude stát u koncového zařízení nebo bude dokonce v budově. Namísto toho potřebujete bezpečné uvolnění tisku , což znamená, že tiskové úlohy mohou v tiskárně „uvolnit“ pouze oprávnění uživatelé. Existuje několik způsobů, jak jít s tímto, ale obvykle vidíme nějaké 2FA kombinace PIN-ů a karet. Můžete dokonce nastavit mobilní tiskovou zprávu, chcete-li přenosnější alternativu.

Možnosti mobilního tisku

BYOD zde zůstane a dny, kdy se tlačilo pouze přes váš stolní počítač, jsou opravdu mrtvé. Zaměstnanci musí mít možnost tisknout z jakéhokoli zařízení a místa, dokonce iz tabletu nebo mobilu. Zde přichází do hry mobilní tisk. Něco jako Mobility Print od PaperCut poskytuje síťové tiskové služby ve smíšených prostředích vozového parku, což umožňuje spravovaným i nespravovaným zařízením bezpečný tisk prostřednictvím jakékoli tiskárny v síti.

Nejoptimálnější je mít tuto technologii v kombinaci s nějakou strategií správy mobilních zařízení. Dokážete tak sledovat a spravovat tiskové aktivity, přičemž zařízení a údaje budou chráněny.

Správa tiskového parku

Pokud se chystáte provozovat hybridní kancelář, váš IT tým potřebuje nějaké řešení správy tiskárny. To jim pomáhá sledovat vícero tiskáren na různých místech, vše z jednoho rozhraní. Měl by zahrnovat také užitečné nástroje, jako je stav tiskárny, prediktivní analýza, údaje o vzoru používání, úrovně spotřebního materiálu, plány údržby a automatické upozornění na narušení bezpečnosti a zaseknutí papíru. Více informací naleznete v této příručce pro správu tiskového parku v prostředí více míst.

zdroj: pixabay

Vlastnosti environmentální udržitelnosti

Většina organizací má v současnosti cíle ESG a vzhledem k tomu, že tisk může tvořit významnou část vašeho elektronického odpadu, je to vysoce efektivní způsob, jak zvýšit udržitelnost vaší hybridní kanceláře. Chcete-li začít, nezapomeňte nastavit oboustranný a černobílý tisk jako výchozí. Pokud používáte kvóty , účtovat uživatelům více za tisk náročnější na zdroje. Můžete si také vybrat modely tiskáren s dobrým energetickým hodnocením, využít poznatků o používání ke konsolidaci tiskáren a použít vyvažování zátěže, abyste se ujistili, že váš vozový park funguje při maximální efektivitě. 

Automatizované řešení řízení správy spotřebního materiálu

Automatizovaná správa zásob v podstatě znamená zefektivnění celého procesu toner, papír, spotřební materiál. Pomocí aplikace tak můžete sledovat spotřební materiál tiskárny podle uživatele, oddělení nebo zařízení. Sledovat stav hladiny inkoustu a toneru v reálném čase a automaticky jej doplňovat, abyste se vyhnuli přeplnění zásob. Toto vše dokážete, aniž byste se pohnuli od stolu. Výhodou je zkrácení prostojů systému: není šance, že byste byli zaskočeni, když se v zařízení dojde inkoust.

Nástroje a management sledování nákladů

V hybridní kanceláři, kde nemusíte být na dohled hardwaru, je důležité sledovat náklady na tisk, abyste zabránili jejich vymknutí zpod kontroly. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je implementovat tiskové kvóty a spustit několik základních zpráv o používání. Tímto způsobem můžete rychle zjistit, kdo co tiskne, a identifikovat uživatele nebo oddělení, která jsou nejvíce náročná na zdroje. Jako obvykle také doporučujeme používat nástroje pro správu digitálních dokumentů vždy, kdy je to možné, abyste snížili celkový tisk. Tisk by měl být poslední možností, ne první možností. Ne všechno musí být fyzický dokument.

Uživatelsky přívětivá tisková rozhraní

Chcete-li, aby byli uživatelé spokojeni a váš IT tým nebyl obtěžován, potřebujete hybridní tiskové řešení, které se především snadno používá. Cílem je poskytnout uživatelům vše, co potřebují k tisku a nic víc. Udělejte proces bez tření. Nový uživatel by měl být schopen nainstalovat aplikaci, najít tiskárnu, načíst dokument, vybrat si možnosti tisku, poté bezpečně vytisknout, a to vše bez hledání pomoci na IT oddělení.

Integrace s nástroji spolupráce

Pokud provozujete hybridní kancelář, je pravděpodobné, že již používáte řadu nástrojů pro spolupráci, projektových manažerů, četovacích platforem a řešení pro správu dokumentů. Dobrou zprávou je, že většina služeb správy tisku se synchronizuje s ověřenými aplikacemi a službami, jako jsou Teams nebo Slack. To znamená, že můžete sdílet a tisknout dokumenty v rámci vašeho stávajícího prostředí spolupráce. Můžete také skenovat úkoly přímo do svých oblíbených kanálů.

Věřte, že s tiskem při hybridní práci se dříve či později setkáte. Být připraven je to nejlepší, co můžete udělat už teď. Důležitým krokem je informovanost a zaškolování zaměstnanců. Svým zaměstnancům, které chcete nyní nebo v blízké budoucnosti zařadit do systému hybridní kanceláře jasně vysvětlíte, jaké nástroje pro tisk a za jakých podmínek vaše firma používá. Jasně jim prezentujte, co od nich očekáváte a hlavně jaké bezpečnostní protokoly jsou nezbytné.